Wenn du deine Mitarbeiter/innen in diesen Prozess mit einbeziehst, kannst du dich auf den späteren Erfolg vorbereiten. 

Verschaffen Sie sich einen Überblick und fangen Sie mit der Prozessoptimierung klein an Das klingt sehr einfach, ist aber oft sehr schwierig, weil guy seine eigene Arbeit und die Prozessabläufe „neutral“ von außen beobachten muss. Wenn person die ganze Zeit in den Prozess eingebunden ist, ist es viel schwieriger, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Im ersten Schritt geht es also darum, ein wenig Abstand von der eigenen Arbeit zu gewinnen und herauszufinden, was besser und störungsfreier gemacht werden könnte.

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Detaillierte Prozessbeschreibungen sowie das konsequente Analysieren von Prozessleistungen sind fileür die Prozessoptimierung grundlegend, da dadurch Problemstellen identifiziert werden und somit optimierte Lösungsstrategien entwickelt werden können.

Dabei ist es sehr hilfreich, strukturiert vorzugehen und dafür setze ich sehr oft das Process Mapping ein. Das Procedure Mapping zeigt mir genau, was passiert und hilft mir visuell zu sehen, welche Schritte wichtig sind. So kann ich mögliche Verbesserungen leicht identifizieren. Es gibt dazu einige gute und wirksame Methoden – einige Berater würden dazu auch sagen “erlesene Methoden” – ich dagegen halte es etwas einfacher. Für mich muss es wirksam sein, also die beabsichtigte Wirkung erzielen.

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Alle Dokumente und Dateien sind eindeutig und verständlich benannt, so dass sie schnell gefunden werden.

Guy bespricht den System mit dem Vorgesetzten, holt eine Genehmigung ein und nimmt die entsprechenden Änderungen vor. Wenn wir dann aber ein paar Wochen vorspulen, stellen wir fest, dass die Dinge wieder ihren gewohnten Lauf von früher gehen.

Das sehe ich etwas anders und würde es gerne etwas näher beschreiben! Prozessverbesserung kann jedem helfen, egal Digitale Zusammenarbeit wie groß das Unternehmen ist oder wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, denn ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Büro muss keine zusätzlichen Stunden in einem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch nehmen.

Allerdings wollen Sie auch nicht in der Vergangenheit stecken bleiben. Teams brauchen auch eine klare Vorstellung von der Zukunft, um zu verstehen, was geändert werden muss und wie.

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Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und verhindert, dass Informationen verloren gehen oder doppelt erstellt werden.

Nachdem ich eine Weile beobachtet und analysiert habe, was mir in meiner täglichen Arbeitspraxis und in Kundenprojekten begegnet, bin ich zu dem Schluss gekommen, dass male das Modell von Hansen für “digitale Zusammenarbeit” um den Bereich „digital“ erweitern muss.